Kalendarz Google i Outlook

​

Wprowadzenie

Po połączeniu Kalendarza Google albo Outlooka (Microsoft 365) agent robi w rozmowie dwie rzeczy:

1. sprawdza, co jest wolne w dniu, o który pyta rozmówca,
2. zapisuje spotkanie - i odmawia terminu, który ktoś już zajął.

Nie potrzebujesz kluczy API ani własnego scenariusza w n8n czy Make. Logujesz się raz na konto, w którego kalendarzu mają lądować wizyty.

​

Połączenie konta

1. Wejdź w Integracje i otwórz kafelek Google Calendar albo Outlook Calendar.
2. Kliknij Połącz z Google (lub Połącz z Microsoft) i zaakceptuj uprawnienia na ekranie dostawcy.
3. Wrócisz do panelu, a połączenie pojawi się na liście pod adresem konta. Od razu otworzą się jego ustawienia: sprawdź godziny, dni i długość spotkania i kliknij Zapisz.

Kalendarze są dostępne na każdym planie, także darmowym.

​

Kiedy agent może umawiać

Ustawienia otwierają się same zaraz po połączeniu, a później zmienisz je ołówkiem przy połączeniu. Pola są wypełnione wartościami domyślnymi z tabeli.

​

Włączenie w agencie

W edytorze agenta, zakładka Integracje, włącz Umów spotkanie i wybierz połączenie. W polu Kiedy i co wysłać napisz, jakie wizyty agent umawia i jakie dane ma zebrać, np. „Umawiaj konsultacje. Zapytaj o imię, nazwisko i e-mail, na który wyślemy potwierdzenie.”. Jeśli w agencie nie wybrano połączenia albo wybrane zostało usunięte, a w organizacji jest tylko jeden kalendarz, agent korzysta z niego. Przy dwóch i więcej kalendarzach agent nie zgaduje: wybierz połączenie w edytorze. Jeśli rozmówca poda e-mail, dostaje zaproszenie z kalendarza, podpisane jego imieniem i nazwiskiem. Imię i nazwisko oraz numer telefonu trafiają też do opisu wydarzenia.

​

Jak to wygląda w rozmowie

1. Rozmówca: „Chciałabym się umówić na czwartek po południu.”
2. Agent sprawdza czwartek i proponuje dwa-trzy wolne terminy.
3. Rozmówca wybiera, agent odczytuje datę i godzinę na głos.
4. Agent zapisuje spotkanie i potwierdza je dopiero, gdy kalendarz odpowie.

Gdy dzień jest pełny, agent od razu podaje najbliższy dzień z wolnym terminem (szuka do 7 dni naprzód). Gdy ktoś w międzyczasie zajął wybraną godzinę, agent dostaje listę tego, co zostało, i proponuje inną. Dwie rozmowy umawiające w tym samym kalendarzu w tej samej chwili nie dostaną obie tej samej godziny. Rezerwacje w jednym kalendarzu na jeden dzień idą po kolei, a kalendarz jest czytany jeszcze raz tuż przed utworzeniem wydarzenia; agent w drugiej rozmowie słyszy, że termin został właśnie zajęty, i proponuje inny. Spotkanie, które agent przed chwilą umówił, liczy się jako zajęte przez kilka minut, nawet jeśli Google albo Outlook jeszcze go nie pokazują.

​

Kalendarz w panelu

Wydarzenia z połączonych kalendarzy widać na stronie Kalendarz w panelu, razem z rezerwacjami z Cal.com i z własnymi kalendarzami organizacji.

​

Gdy coś nie działa

​

Starsze połączenie przez webhook

Połączenia Google Calendar założone wcześniej przez webhook n8n/Make działają dalej, ale tylko zapisują - agent nie widzi przez nie zajętych terminów. Żeby przejść na logowanie, otwórz takie połączenie ołówkiem i kliknij Połącz z Google. Identyfikator połączenia zostaje ten sam, więc agentów nie trzeba przepinać.